En entreprise, la dématérialisation de documents est en quelque sorte le fait de basculer des documents papiers vers un format numérique modifiable directement, et peut aller jusqu’à une politique de « Zéro papier ». Il est nécessaire, une fois les documents numérisés, de trouver  une solution de Gestion Electronique des Documents pour pouvoir les stocker et les modifier en cas de besoin.

La dématérialisation de documents a pour but une efficacité accrue grâce à une gestion électronique des documents, et donc plus légère. De ce fait cette méthode semble avoir plusieurs avantages que les autres, d’où la nécessité de faire certains freins à son application massive.

Les avantages de la dématérialisation

Pour un gain de place

La logistique présente elle-même la source numéro un des avantages de la dématérialisation des documents. La performance actuelle des solutions de stockage numérique apporte un réel changement.

De nos jours, un unique disque SSD d’un téraoctet (1024 Mo) est égale à une salle de stocks de plus de 43.000 mètres carrés lors de stockage de fichiers word sous forme de papier. Ceci est vraiment une opportunité pour les PME qui cherchent souvent à optimiser leurs locaux. Grâce à la dématérialisation, on pourra également diminuer en nombre les étagères et aussi les cartons remplis des papiers dans un bureau.

Une meilleure organisation et la protection des données

La dématérialisation permet un meilleur suivi et une plus grande traçabilité des documents, notamment pour les personnes qui  travaillent à distance. Le fait de réunir l’ensemble de ses documents de travail sur un réseau dématérialisé est la clé d’une journée de télétravail productive. Pouvoir travailler chez soi ou en déplacement comme au bureau, est maintenant possible grâce à une solution d’hébergement adaptée.

 Les solutions  GED génèrent un accroissement de la sécurité des documents avec un système de sauvegarde qui permet de réduire les risques de suppression accidentelle. La sauvegarde maîtrisée est un véritable atout pour chaque entreprise.

La dématérialisation des documents vous facilite la tâche et vous aide à ne pas perdre vos documents en vous offrant une meilleure solution en cas de sinistre. Cela est très limité, et même impossible, dans un mode de fonctionnement « tout papier ».

Une augmentation de la productivité

Un autre avantage de la solution de dématérialisation est son aspect économique. En effet ceci vous permet de gagner de l’argent et permet de limiter au maximum le temps de recherche. On pourra gagner plus de temps. En quelques clics seulement, on aura accès à toutes les informations dont on a besoin

Les inconvénients de la dématérialisation de documents

Anticipation des risques de sécurité

La dématérialisation a aussi des inconvénients pour des entreprises, surtout en termes de sécurité des données. Pour éviter toute suppression et modification d’un document numérisé. Il est nécessaire d’utiliser le SAE ou le Système d’Archivage Electronique. 

De plus, le risque de perte des documents numérisés est également présent,  à cause d’une attaque malveillante, le risque de piratage est aussi envisageable.  Il  est donc conseillé de bien veiller à la sécurité du réseau informatique de l’entreprise.

Maîtriser la gestion technique de la dématérialisation

Le problème du stockage est aussi à prendre en considération, puisque les besoins augmentent à mesure que la masse de données s’accroit. Les entreprises exigent un matériel performant et modulable, et se tournent vers les serveurs, dont le coût est élevé, tant à l’achat qu’en frais d’entretien.

 Dans tous les cas, le passage vers la GED ou le SAE nécessite une réflexion visant à trouver le meilleur outil pour l’entreprise et ceci doit être accompagné pour une transition efficace. Pour mieux comprendre la dématérialisation, suivez le lien https://www.bluemega.com/reussir-la-dematerialisation-des-documents/