Le planning, une étape indispensable dans la réalisation d’un projet
Dans un projet, l’aboutissement à de bons résultats ne s’avère pas facile. Pour ce faire, le mener à bien est essentiel au développement de votre entreprise. En effet, votre projet, au sein de votre entreprise, doit suivre un plan d’action afin de pouvoir atteindre les objectifs voulus. Une des étapes cruciales dans cette démarche est la planification. Le planning de votre projet assurera le bon déroulement du projet même. De ce fait, il vous est indispensable de le concocter avec soins.
Un bon planning permettra d’organiser et de gérer vos tâches quotidiennes ou hebdomadaires de façon efficace et optimale. Ainsi, il deviendra votre compagnon quotidien afin que vous ne soyez pas submerger pas un rythme trop effréné de vos journées.
Les composantes d’un logiciel planning
Inventaire des tâches à faire
Cette étape consiste à rassembler toutes les tâches à remplir pour le fonctionnement su projet. La finalité de l’inventaire sera donc une liste des actions à entreprendre durant l’exécution du projet, du moins important au plus important, du moins urgent au plus urgent, personnel ou professionnel.
Hiérarchisation des tâches
Une fois la liste des tâches établie, cette partie consistera à hiérarchiser les tâches à faire. Priorisez les actions selon les besoins dont vous devriez réaliser en premier.
Ordonnancement des tâches
Les tâches comporteront celles qui doivent être traitées séquentiellement et celles qui peuvent être parallélisées. L’ordonnancement des tâches à faire pour un projet déterminera dans quel ordre elles devront être exécutées.
Quel outil devra-t-on utiliser pour le planning ?
Maintenant que l’on a pris connaissance des grandes étapes dans la réalisation d’un planning, le choix d’un outil afin de les effectuer et les accompagner, constitue également un point essentiel. Pour ce faire, l’outil traditionnel Excel semble de moins en moins capable de répondre à nos attentes, le planning des activités devient alors un casse-tête pour certains.
Et puis de divers logiciels arrivent sur le marché et deviennent de plus en plus réquisitionnés. En effet, ces logiciels offrent de nombreuses fonctionnalités pour une bonne gestion de votre planning et en conséquence, de votre projet.
Un logiciel planning, c’est quoi ?
Un outil de gestion
Le logiciel planning est un outil informatique qui contribue à faciliter la gestion et l‘organisation des activités d’une société ou de ceux qui en ont grand besoin. Il vous permet de maîtriser et d’optimiser la réalisation de votre projet. La base de données du logiciel sera fournie par plusieurs composantes obtenues à partir de la liste des tâches.
Pour chaque tâche, le logiciel planning considérera les éléments du projet tel que les activités, le temps, les ressources humaines ainsi que matérielles. Son utilisation est devenue incontournable pour toutes les entreprises, quelles que soient leurs tailles. Généralement, la mise à jour du logiciel se relève des fonctions du chef de projet, ses objectifs seront de rendre compréhensible et assimilable tout le contenu du logiciel. De cette façon, tous les autres acteurs du projet ne se perdront pas.
Ses avantages
Une fluidité
Nombreux sont les avantages qu’apportent un logiciel planning. Parmi ces avantages, l’accès à votre agenda deviendra plus fluide. En effet vous pouvez y accéder en temps voulu, depuis votre smartphone ou votre tablette. Ce n’est pas tout, si vous disposez d’une connexion internet, il existe aussi ce que l’on définit par un accès en ligne, c’est-à-dire, quel que soit votre positionnement vous pouvez toujours accéder à votre planning grâce à votre connexion.
Un gain de temps
Le temps, une variable qui nous manque de plus en plus chaque jour. En effet, de nos jours, de nombreuses personnes nécessitent toujours plus de temps et souhaiteraient même avoir des journées avec plus de 24h au chrono (une chose qui ne pourra malheureusement pas se réaliser).
Justement, le logiciel planning vous permettra un gain précieux de temps. En effet, le logiciel peut facilement vous faire gagner jusqu’à 40% de temps. Comme on avait dit précédemment, ce type de logiciel est fait pour planifier vos ressources et activités, il permet également de vous donner les détails sur les utilisations de ces ressources.
En seulement quelques clics, vous accédez à toutes les ressources, mais aussi leurs disponibilités. Le logiciel vous permet d’éviter les erreurs de planning par exemple les doubles réservations, et cela jouera surement en la faveur de votre temps. Un point plus avec ces logiciels est que la majorité d’entre eux disposent d’une option de filtres afin de vous donner la possibilité de retrouver rapidement une information.
Vous n’avez plus qu’à effectuer quelques clics et les informations qu’il vous faut apparaîtront tout de suite. Ce qui n’est pas le cas avec la méthode traditionnelle d’Excel où vous deviez rechercher ces informations entre de petites lignes et perdez ainsi un temps précieux. Le logiciel permet également d’anticiper à l’avance les ressources nécessaires.
Une meilleure productivité
Une meilleure productivité est assurée avec ce type de logiciel. En effet, comme vous pouvez gagner du temps, vous accorderez essentiellement le surplus de temps à votre travail. Ce qui veut dire que votre temps de travail devient plus optimisé.
Des salariés plus privilégiés
À partir du logiciel, vos activités et vos ressources seront maitrisées. Cependant, il ne s’agit pas que des ressources matérielles, les ressources humaines sont également incluses dans le logiciel. Les salariés seront plus représentés, une prise en compte de leurs contraintes et préférences pourra être adoptée. Ainsi, plus de confort leur sera attribué.
Collaboration améliorée et plus de mobilité
Les salariés ont besoin de se communiquer en temps réel. Pour que leurs travaux soient le plus efficacement exécutés, ils ont besoin de collaborer continuellement. Le logiciel planning leur permettra alors de mettre à jour leurs tâches et dispose de fonctionnalités pouvant leur faire communiquer en interne via un espace de discussion par exemple.