Divers évènements sont organisés tout au long de l’année (à Noël, pour l’anniversaire d’une entreprise, pour l’ouverture d’un nouveau magasin, etc.). Bon nombre d’enseignes dans divers domaines (restauration, décoration, couverture médiatique…) profitent de ces occasions afin d’acquérir plus de clients. Pour cela, elles proposent une offre de parrainage au titulaire de l’événement.

Concrètement, elles lui donnent de l’argent ou proposent des services en échange de quelques faveurs. Celles-ci doivent être décrites dans un contrat signé par les 2 parties (le titulaire de l’événement et l’entreprise qui offre le parrainage). Découvrez les étapes à suivre pour tirer parti de ce système de marketing dans cet article.

Commencer par les préparatifs de l’événement

Vous l’aurez compris, le système de parrainage ne se cantonne pas seulement à l’univers virtuel, mais aussi au monde physique ou concret. Il s’agit précisément de l’organisation d’un évènement. Avant de chercher un parrain pour l’occasion, commencez les préparatifs avec l’argent que vous disposez.

Par exemple, négociez le prix de la location de la salle de réception, établissez le menu à servir lors de la réception, créez les invitations à envoyer à vos convives, etc. Notez que les entreprises seront plus motivées à parrainer votre évènement si elles voient que les préparatifs sont en cours.

Dresser la liste des parrains potentiels et les contacter

Listez les différents services que vous jugez indispensables et coûteux pour la concrétisation de votre projet évènementiel. Si ce dernier a lieu en Haute-Garonne, vous pouvez chercher à Toulouse les traiteurs expérimentés qui ont un savoir-faire reconnu dans la préparation de cocktail dinatoire, les animateurs pouvant amuser le public, les photographes professionnels pour immortaliser le moment…

Puis, cherchez des entreprises (en restauration, animation événementielle, photographie…) qui ont parrainé des événements similaires au vôtre. Organisez un rendez-vous avec elles en vue de discuter des éventuelles possibilités de parrainage.

Officialiser le parrainage

Pour que le parrainage de votre événement s’effectue dans un cadre professionnel, il convient d’établir un contrat dans lequel vous et votre parrain établissez les conditions. À titre d’illustration, ensemble, vous :

• fixez un prix pour l’installation de chaque bannière publicitaire sur le lieu de l’évènement ;
• vous mettez d’accord sur le lieu d’emplacements des affiches ou autres matériels promotionnels ;
• avez également la possibilité de convenir d’un discours liminaire avant le commencement de la réception.

Durant le discours liminaire, vous parlerez des entreprises qui parrainent votre fête. Cela, pour que vos invités en sachent un peu plus sur les services de celles-ci et qu’ils les sollicitent pour leurs éventuelles réceptions.

Il faut aussi déterminer le type de récompense pour le service que vous rendez à ces entreprises. Cela variera généralement en fonction de votre activité, de l’âge de votre entreprise ou encore de la nature des services que vous proposez. Dans le parrainage événementiel, vous pouvez recevoir une récompense en nature, comme des boissons à distribuer aux convives, des apéritifs ou des services (capturer les moments forts de l’évènement).

La gratification peut également se faire en espèce, précisément de l’argent liquide. À noter que les nouveaux clients recrutés par les entreprises, lors de votre réception, ont aussi la chance de recevoir un cadeau.