Organiser régulièrement des voyages d’affaires n’est pas évident, surtout si vous êtes une entreprise en pleine croissance. Pour faciliter la gestion de tous vos déplacements professionnels, il va falloir utiliser une solution de gestion de voyages pros efficace.

Bien choisir sa solution de gestion de voyages d’affaires

Il est tout à fait possible de gérer vos propres déplacements professionnels avec l’aide d’une agence de voyage dont les fondements ont été modernisés. L’agence de voyages d’affaires que nous vous présentons ici vous propose en plus une plateforme dédiée à la gestion de vos déplacements professionnels. Il existe certes plusieurs solutions de gestion de ce type, mais parmi les plus efficaces figure Supertripper.com.

Il est indispensable, dans le choix d’une solution de gestion des voyages d’affaires, de prendre en compte l’efficacité de l’outil digital proposé, qui doit permettre d’avoir une bonne flexibilité dans la gestion et l’organisation des déplacements professionnels. La solution de gestion dont nous vous parlons rendra facile l’accès à toutes les données essentielles à l’organisation de vos trajets.

Vous trouverez, par exemple, un catalogue non exhaustif qui vous donnera la liberté de réserver des vols, des trains, des voitures, des taxis, des transferts ou même des chambres d’hôtel. Il s’agit d’une solution 100% flexible qui rendra vos voyageurs professionnels beaucoup plus autonomes. Vous pourrez aussi bénéficier d’un système de réservation centralisé pour bien contrôler vos finances.

Centraliser toutes les données voyage de votre entreprise

Pour rendre beaucoup plus fluide la gestion des voyages professionnels, il faut pouvoir centraliser toutes les données de votre entreprise. Grâce à la plateforme de gestion des voyages que nous vous conseillons, vous pouvez profiter de la centralisation de la facturation des frais de déplacement de votre entreprise, mais aussi, établir un système de réservations adapté à vos exigences, basé sur un circuit de validation automatisé.

Tous vos collaborateurs auront accès à l’ensemble des informations utiles à l’organisation de toutes les étapes de voyage professionnel. L’outil, en plus de centraliser les réservations, présente un nombre important d’offres différentes : vous aurez accès à un grand catalogue sur une interface unique. Ce catalogue regroupe toutes les offres qui vous permettent de réserver un billet d’avion ou de train, un hôtel, un transfert-taxi et une voiture de location.

De plus, vous pouvez aussi filtrer avec simplicité toutes les options. Centraliser votre facturation est aussi indispensable pour optimiser vos couts, mesurer l’efficacité de votre stratégie voyage ou pour améliorer vos dépenses liées aux déplacements professionnels. Les frais de déplacement seront enregistrés et conservés dans l’archive de l’outil. Ce qui vous assurera une meilleure visibilité des coûts générés par chaque voyageur.

Dématérialiser ses factures et supprimer les notes de frais

En utilisant l’outil de gestion de voyage d’affaires que nous vous recommandons, vous vous assurerez une dématérialisation efficace des factures et vous supprimerez les notes de frais. En d’autres termes, cette solution vous évitera bien des désagréments, notamment dans la gestion des notes de frais. Cela va d’autant plus simplifier la comptabilité de vos frais de déplacement.

La centralisation des dépenses de voyages professionnels génèreront automatiquement des factures. Ces dernières seront gardées précieusement dans les archives de la plateforme. Vous en aurez grandement besoin dans votre gestion comptable. De ce fait, vous n’allez plus perdre ces notes de frais : l’idée étant de regrouper toutes les factures de voyage dans un seul et unique endroit pour éviter n’importe quel type de problème d’un point de vue comptable.

Impliquer ses collaborateurs dans l’organisation des voyages d’affaires

La plateforme de gestion de voyages d’affaires présentée apporte tout un lot d’avantages à vos collaborateurs. Ils pourront accéder à toutes les données et réserver eux-mêmes leur vol, leur train, leur transfert-taxi ou leur hébergement, et ce, sans aucune complication. Ils ne vont plus payer leur réservation à l’avance puisque la plateforme de gestion débitera uniquement un seul compte : celui de l’entreprise.

Les frais de déplacements professionnels seront ensuite analysés par le responsable de voyages d’affaires. Ainsi, vous impliquerez vos collaborateurs dans la gestion des déplacements qu’ils vont réaliser.