À une époque où le télé travail est de plus en plus valorisé, il convient que les différents acteurs du monde professionnel s’y adaptent. Car ils seront amenés à échanger entre eux à tous les niveaux afin de faire avancer les activités en toute circonstance.

Pour les salariés, travailleurs indépendants ou chefs d’entreprise qui ont du mal dans l’organisation d’une réunion à distance, voici quelques conseils pratiques qui pourraient vous aider.

Préparer en amont la réunion 

Il est primordial de se préparer comme pour une réunion physique en amont afin que l’objectif soit atteint sans laisser place à l’improvisation.

Pour ce faire, vous devez avant tout définir l’objectif de la réunion. Ensuite, il faudra établir une liste des participants à la réunion, tout en leur spécifiant vos attentes. Cela jouera en votre faveur dans la mesure où ils pourront également préparer la réunion de leur côté.

Par exemple, indiquez-leur s’ils devront fournir des informations sur les tâches qu’ils effectuent actuellement.

N’oubliez pas ; il est également important de fixer la date, l’heure et la durée de la réunion à distance quelques jours avant qu’elle ait lieu. À ce propos, si certains participants se trouvent hors du pays, n’oubliez pas de fixer l’heure en fonction du décalage horaire. De plus, vous devez définir l’ordre du jour et le communiquer aux participants avant la réunion.

Bien s’outiller

Une réunion à distance peut se faire par visioconférence ou par messagerie. Dans les deux cas, vous devez bien choisir les outils de communication à utiliser. Avec la visioconférence, les participants pourront dialoguer tout en ayant une accroche visuelle.

Cela dit, pour faire une réunion à distance en visioconférence, privilégiez des outils simples à utiliser que vous et les participants pourrez prendre en main. 

De même, cherchez parmi les outils de messagerie les plus simples et les plus adaptés au cadre professionnel. Dans le cas où vous êtes en pénurie d’options, vous pourrez vous fier à l’outil Klaxoon qui est un tout en vrac facilitant la préparation et la tenue de réunions à distance. 

Choisir un animateur et un secrétaire

Pour une réunion à distance, il va dans votre intérêt et afin de mettre en place une bonne organisation, d’avoir un animateur et un secrétaire.

L’animateur se chargera de distiller la parole à chaque participant qui souhaite intervenir au cours de la réunion. Il vous aidera ainsi à éviter que tous les participants prennent la parole en même temps. Il se chargera aussi d’expliquer aux adhérents le déroulement de la réunion, au début de celle-ci. 

Quant au secrétaire, il s’agit d’un participant responsable de recueillir les informations partagées durant la réunion à travers des notes. Il devra également rédiger un compte-rendu après la réunion à mettre à disposition de chaque participant.

Établir des règles de savoir-être

Vous devez définir des règles de savoir-être que chaque participant doit suivre pour que la réunion à distance se déroule bien. Quelques-unes de ces règles sont :

• participer à la réunion dans une pièce calme
• ne pas couper la parole à un intervenant
• respecter le temps de parole accordé.

Par ailleurs, prenez soin de faire connaître les règles de savoir-être que vous avez établies aux participants avant la réunion.