La préparation d’un voyage d’affaires requiert une bonne organisation et ne doit pas être prise à la légère. Cette mission pourrait se transformer en cauchemar si elle n’est pas bien structurée. Sachez qu’elle constitue des moments extrêmement importants dans la vie de votre entreprise. Une fois sur place, vous enchaînerez des rendez-vous avec vos futurs clients. Pour mener à bien votre séjour professionnel et décrocher de nouveaux contrats, voici des conseils simples et pratiques.

Quelques formalités administratives à prendre en compte avant de partir

Avant toute chose, établissez une check-list de tout ce que vous ferez avant de partir. Une fois les dates de votre séjour confirmées, occupez-vous de la partie administrative de votre voyage. Votre passeport est le tout premier élément à vérifier. Assurez-vous bien qu’il est encore valide, car en élaborer un nouveau prendra beaucoup de temps. Sachez que certains pays étrangers exigent que le passeport soit même en cours de validité 6 mois après le retour. Lorsque votre passeport est prêt, renseignez-vous si vous avez besoin d’un visa pour voyager.

En fonction du type de circuit ou de la durée de votre séjour, certaines destinations vous demandent certainement un visa. Avant le départ, n’oubliez pas de vous en informer au moins 2 mois vous permettant de parer à des éventualités. Pour cela, il vaut mieux consulter le site du Ministère des Affaires étrangères pour décrocher une foule de renseignements. Vous pourrez ainsi obtenir des informations détaillées sur le visa, le passeport, les vaccins et autres astuces pouvant s’avérer nécessaires à votre voyage.

Prendre en considération sa santé avant de voyager à l’étranger

Lorsque vos papiers sont réglés en bonne et due forme, occupez-vous de votre santé en voyage d’affaires. Il s’agit d’un autre point tout aussi important que vous ne devrez pas négliger.

Pour voyager en toute sérénité, vous pourrez avoir besoin d’un ou plusieurs vaccins. Sachez que certains vaccins requièrent un premier rappel et on doit les prévoir à l’avance. Pour connaître si votre destination exige un vaccin, consultez le site du centre de vaccination Air France, par exemple.

Pour en savoir plus sur l’actualité et le monde des affaires, vous pourrez visiter un site spécialisé. Emportez également une trousse de pharmacie complète vous permettant de soigner efficacement les petits bobos.

Par ailleurs, si vous rencontrez quelques problèmes à l’étranger, votre assurance mission professionnelle résoudra rapidement vos aléas de voyage. Ainsi, souscrivez une assurance mission professionnelle pour partir sereinement et réussir votre séjour d’affaires. Selon vos exigences, plusieurs assurances sont à votre disposition. En cas d’accident ou de maladie, la couverture de base va prendre en charge les frais de santé et de rapatriement. Pour un contrat plus performant, la couverture introduit les garanties précédentes et le rachat de franchise d’une voiture de location.

Conseils pour préparer sa valise avant de partir en voyage d’affaires

Choisissez le type de sac à emporter avant de remplir vos bagages. Évitez les risques de perte en privilégiant une valise cabine. Celle-ci s’avèrera utile si vous comptez changer plusieurs fois d’hôtels à l’étranger. Hormis votre sac, assurez-vous que votre bagage à main doit contenir tous vos dossiers importants servant à réussir votre mission professionnelle.

De plus, il doit accueillir vos objets de valeur, pour ne citer que votre tablette ou votre ordinateur portable.

Lorsque vous avez sélectionné votre bagage, consultez la météo de la ville dans laquelle vous partez. Vous pourrez aussi voir des avis de voyageur d’affaires ou des blogs sur le voyage pour avoir d’autres idées. Vous pourrez ainsi savoir les vêtements à prévoir. Accordez vos habits en fonction des événements auxquels vous assisterez. N’oubliez pas de vous interroger sur la culture professionnelle de votre destination.

À noter que certains tenus pourraient choquer vos collaborateurs commerciaux. Vous éviterez ainsi d’éventuels problèmes en vous informant en amont.